08. 08. 2019 - Merkblatt zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Geldgewinnspielgeräten

Die steuerlichen und außersteuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
sind von allen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Die Grundsätze
der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD) gem. BMF-Schreiben vom
14. November 2014 gelten auch für Geldgewinnspielgeräte (vgl. Rz. 20). Nach geltender
Rechtslage (insbes. §§ 145, 146, 147, 158, 162 Abgabenordnung (AO); § 22 Umsatzsteuergesetz
(UStG)) müssen Steuerpflichtige beim Einsatz von Geldgewinnspielgeräten u.a. folgende Anforderungen erfüllen:

Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) sind die elektronischen
steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht § 146 Abs. 1 Satz 1 AO):

• jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar zu machen,

• unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar aufzubewahren,

• auf Verlangen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USBStick) zur Verfügung zu stellen.

Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der kumulierten Endsummen
ist unzulässig. Das ausschließliche Vorhalten dieser aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Für Geldgewinnspielgeräte ist folgendes zu beachten:

• Da Geldgewinnspielgeräte buchführungsrelevante Daten erzeugen, verarbeiten und
speichern, stellt jedes Gerät eine eigenständige Kasse dar. Die Geräte müssen daher
die Grundlagen ordnungsmäßiger Buchführung erfüllen (§ 146 Abs. 1 AO).

• Für jedes Gerät ist gem. § 7 (1) Vergnügungsteuergesetz (VgStG) eine lückenlose Dokumentation
über Einsatzorte und Zeiträume zu führen.

• Für jedes Gerät sind Bedienungsanleitungen, Dokumentationen aller Programmänderungen
und Softwareupdates aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

• Die Auslesestreifen (in Dateiform) eines Geldgewinnspielgeräts stellen digitale Unterlagen dar, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden. Gem. § 147 Abs. 1 und 6 AO sind diese aufbewahrungspflichtig und in einem maschinell auswertbaren Format vorzuhalten.

· Die Auslesestreifen müssen, sowohl in Papier- als auch in Dateiform, zwingend den vollständigen
Statistikteil enthalten.

· Das Löschen der digitalen Ursprungsaufzeichnungen (auch im Rahmen von sogenannten Nullauslesungen) stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten dar.

Konsequenzen bei Verstößen:

Kommt der Steuerpflichtige seinen Verpflichtungen nicht oder nicht hinreichend nach, kann dies
im Rahmen von Außenprüfungen zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO) führen.
Stellt die Finanzverwaltung Unschlüssigkeiten oder unaufklärbare Differenzen fest, kann dies zur Einleitung von Steuerstrafverfahren (§ 385 ff AO) führen.

Quelle: https://www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/downloads/merkblatt_zu_aufzeichnungs-_und_aufbewahrungspflichten_bei_geldgewinnspielger_ten.pdf